سيستم مديريت كيفيت در اين اداره كل در اواخر سال 1381 طرح ريزي شد و شروع اجراي طرح و برنامه تهيه شده از ابتداي سال 1382 و با شكل گيري دفتر تضمين كيفيت آغاز گرديد .دفتر تضمين كيفيت با بهره مندي از تعهد مديريت و به كارگيري تمامي نيروهاي علاقمند اداره كل و بدون استفاده از مشاور خارج از سازمان نسبت به ارزيابي وضعيت موجود، شناسايي فرآيندها و خدمات سازمان، تعيين خط مشي و اهداف كيفيتي ، مستند سازي و اجراي سيستم اقدام نمود .
در اين راستا دوره هاي آموزشي كوتاه مدت به منظور آشنايي پرسنل اداره كل با استاندارد مديريت كيفيت برمبناي ISO 9001:2000 به كمك مراكز آموزشي برگزار گرديد .
در پايان 82 نتايج مميزي نهايي كاملا رضايت بخش بوده و گواهينامه ISO 9001 – 2000 از اداره مركزي شركت BVQI و با اعتبار از UKAS انگلستان صادر گرديده است .
پس از دريافت گواهينامه ISO9001:2000 و از مهر ماه 1383 براي بهبود مستمر سيستم مديريت كيفيت ، اصلاح و شفاف سازي فرايندها ، كاهش زمان انجام فرآيندها واستقرار ساير سيستمهاي مديرتي دفتر تضمين كيفيت به واحد سيستمهاي كيفيت تغيير نام يافت.
مهمترين وظايف اين واحد عبارت بودند از:
حفظ سيستم مديريت كيفيت استقرار يافته و بهبود آن با ساير سيستمها مثل EFQM
استقرارسيستم 5S در سطح اداره كل
تدوين طرح جامع تحول اداري و اجراي آن
استقرار سيستم مديريت بهره وري در اداره كل
استقرار سيستم پيشنهادات اداره كل
اجراي نظام ارزيابي عملكرد در اداره كل
احصاء فرايندهاي اداره كل ، مستند نمودن فرايندهاي شناسايي شده و تعيين ورودي ها و خروجيها و فرمهاي لازم براي كنترل ، تدوين ، بازنگري و تجديد نظرمستندات ، جمع آوري آمار و تحليل داده ها ،برنامه ريزي و اجراي مميزي داخلي و پايش و جلسات بازنگري مديريت و تعيين اهداف و منابع سال آتي ، تعيين خدمات نامنطبق و جمع آوري شكايات و نظرسنجيهاي ارباب رجوع، شناسايي علل ريشه اي عدم انطباقها و انجام اقدامات اصلاحي، تعيين شاخصهاي فرايندي اداره كل ، رتبه بندي فرايندها جهت برنامه ريزي پايش و مميزي داخلي و مديريت ريسك و انتخاب سيستم EFQM به عنوان مدل ارزيابي براي اجراي سيستم مديريت كيفيت جامع TQM
به منظور دستيابي به كيفيت عالي در محيط كار ، استقرار نظام آراستگي بر مبناي الزامات سيستم fiveS مد نظر قرار گرفت تا با تلاش و مشاركت همگاني اداره كل به محيطي پاك و منظم و ساماندهي شده تبديل گردد . با برگزاري دوره آموزشي" آشنايي با مفاهيم و الزامات سيستم five S " در آبان 83 در اداره كل كليه كاركنان با مفاهيم اين سيستم آشنا شدند. پس از آن مراحل ذيل به ترتيب در اداره كل با مشاركت كليه همكاران اجرا گرديد.
1- ساماندهي seiri: با تعيين معيارهايي براي تشخيص ضروري ها از غير ضروريها و به كارگيري مديريت اولويتها اصل ساماندهي تا فروردين 84 در كليه ادارات و واحدها اداره كل انجام شد و بخصوص در قسمت بايگاني با اجراي سيستم 5S كليه سوابق خارج از رده امحاء گرديد و حجم بايگاني اداره كل به 50% كاهش يافت .
2- نظم وترتيب seiton : با نظم و ترتيب در محل كار و استقرار مناسب دستگاهها و مدارك به منظور ارتقاء بهره وري با كاهش زمان تلف شده براي جستجوي اشياء و نيز مديريت رنگ در اداره كل ، اصل نظم و ترتيب تا پايان ارديبهشت ماه 84 اجرا شد.
3- پاكيزه سازي seiso : براي دستيابي به پاكيزگي در اداره كل همزمان با اجراي ساير اصول اين اصل نيز در اداره كل ملحوظ نظر قرار گرفت.
4- استاندارد سازي seiketsu : استانداردهاي اجرايي نظام five S باهمكاري كميته five S اداره كل تدوين شد و مميزي داخلي سيستم در اول و دوم خرداد ماه 84 انجام شد.
5- انظباط shitsuke : براي تعيين ميزان رعايت اصول در رفتار فردي كاركنان و عادت به انجام كار صحيح دو روز درسال روز آراستگي اداره كل نامگذاري شده است و مميزي 5s اداره كل صورت مي گيرد . با اجراي سيستم five S زمان دسترسي به سوابق ، مدارك و تجهيزات كوتاهتر شده است و محيطي پاكيزه و منظم در ارتقاء روحيه پرسنل نقش بسزايي ايفاد نموده است .
شايان ذكر است با توجه به اينكه اداره كل استاندارد و تحقيقات صنعتي استان تهران به عنوان پيشرو از بين 34 دستگاه اجرايي استان تهران اين سيستم را پياده سازي نمود مبلغ 30.000.000 ريال بودجه به اين امر اختصاص يافته است .
با معرفي سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور تا كنون چندين مورد نمايندگان ساير دستگاههاي اجرايي استان تهران به منظور بازديد و آشنايي با اين سيستم از اين اداره كل بازديد نموده اند.
به منظور ايجاد كارايي و اثربخشي هر چه بيشتر در فعاليتهاي اداره كل استاندارد و تحقيقات صنعتي استان تهران و بهره برداري مناسب از منابع و نيز تهيه سند توسعه بهره وري استان تهران براساس ماده 5 برنامه چهارم توسعه اقتصادي ، اجتماعي و فرهنگي كشور ، كميته بهره وري اداره كل استاندارد استان تهران با فراخوان و دعوت از همكاران داوطلب در اين زمينه از ارديبهشت ماه 84 تشكيل شد و با ارتباط با سازمان مديريت و برنامه ريزي استان تهران و سازمان ملي بهره وري ، آموزشهاي لازم دراين زمينه به صورت درون و برون سازماني براي اعضاء كميته و ساير همكاران اداره كل برگزارگرديد
كميته بهره وري با همكاري ساير همكاران ، براساس بيانيه مأموريت سازمان و خط مشي اداره كل ، ضمن شناخت مشتريان سازمان ، فرايندها و ستانده هاي كليدي ، و اندازه گيري ستانداه ها و نهاده ها شامل نيروي كار، جبران خدمات شاغلين ،ارزش سرمايه ثابت ، انرژي مصرف شده ، مواد و خدمات ، براي تعيين شاخصهاي بهره وري به تعريف شاخصهاي عمومي و اختصاصي بهره وري پرداخت و با اندازه گيري و تحليل اين شاخصها چرخه مديريت بهبود بهره وري را در اين اداره كل اجرا مي نمايد.
به منظور ايجاد نظامي كه تمام كاركنان ، مشتريان و تامين كنندگان ، در روند تصميم سازي ، تصميم گيري و حل مشكلات و مسائل اداره كل با مديريت همكاري و مشاركت نمايند، نياز به ايجاد نظام پيشنهادات اداره كل استاندارد و تحقيقات صنعتي استان تهران احساس گرديد و بدين منظور طي جلسه عمومي در شهريور ماه 84 با حضور كليه همكاران و راي گيري براي انتخاب اعضاء كميته انجام و 7 نفر عضو ثابت و 2 نفر علي البدل به ترتيب ميزان راي كسب شده تعيين گرديدند. و سپس اين نظام به صورت سيستمي بر اساس همكاري فكري و عملي داوطلبانه همكاران از طريق ارائه ايده ها و پيشنهادات ، ابتكارات و خلاقيتهاي فني و تخصصي در جهت بهبود مستمر فعاليتهاي اداره كل در سازمان جاري شد
سيستم پيشنهادات اداره كل ، با تاكيد بر سه ارزش سهيم كردن نيروهاي انساني در قدرت و اختيار، بازگشودن راه و ايجاد فرصتهاي پيشرفت و توسعه فرهنگ اظهار نظر و بيان انديشه باعث گرديد محيطي ايجاد گردد كه كاركنان در برخورد با مشكلات ديد فرايندگرايي داشته باشند و با ايجاد فرهنگ خود كنترلي و مشاركت در امور، احساس تعلق به سازمان داشته باشند و مديريت نيز ضمن شناخت قابليتهاي افراد ، فرصتهاي بيشتري را در براي ارتقاء در اختيارشان قرار دهد.
از زمان تشكيل كميته تا كنون 14 جلسه تشكيل شده است كه در ابتدا روش اجرايي پياده سازي نظام پيشنهادات با نگرش بر روشهاي اجرايي سازمان مديريت و برنامه ريزي كل كشور و روش موسسه استاندارد تدوين شد و سپس رسيدگي به پيشنهادات واصله مورد بحث و بررسي قرار گرفت . تا كنون بالغ بر 200 پيشنهاد به دبيرخانه كميته پيشنهادات در واحد سيستمهاي كيفيت اداره كل رسيده است كه بيش از 160 مورد آن رسيدگي شده و از حدود 15.000.000 ريال بودجه تخصيص يافته به اين امر 9.130.000 ريال به عنوان پاداش پيشنهاد دهندگان و حق كارشناسي پيشنهادات هزينه شده است. براي ادامه فعاليت اين نظام در سال 85 نيز 200.000.000ريال بودجه از سازمان مديريت برنامه ريزي استان تهران درخواست شده است.
اجراي طرح تكريم مردم و جلب رضايت ارباب رجوع و پاسخگويي به شكايات
در اداره كل ضمن نظر سنجي از ارباب رجوع كه طبق طرح پايش هر سه ماه يكبار بررسي و تحليل مي گردد ، در خصوص رسيدگي به شكايات مشتريان به دو صورت اقدام مي شود.
الف- رسيدگي به شكايات مصرف كنندگان كه از طريق تلفن گويا و يا مدارك ارسال شده به سرعت ثبت و توسط كارشناسان اداره اجراي استاندارد بلافاصله طبق فرايند تعريف شده در جريان قرار مي گيرد.حداكثر زمان رسيدگي به شكايات از واحدهاي توليدي 48 ساعت مي باشد كه سوابق پايش اداره اجراي استاندارد در مورد اين فرايند نشانگر اين امر مي باشد.هم اكنون با اختصاص يك شعبه دادگاه مربوط به جرائم استاندارد كل مراحل رسيدگي به پرونده ها بسيار سريعتر انجام مي شود.
ب- رسيدگي به شكايات ارباب رجوع: از طريق سيستمهاي كيفيت در فرمهاي كنترل خدمت نامنطبق ثبت مي گردد و براي ريشه يابي ، اصلاح و اقدامات اصلاحي اقدام مي شود حداكثر زمان رسيدگي درخصوص اداره امورآزمايشگاهها با تعيين زمان آزمون مجدد و اطلاع به شاكي 2 هفته مي باشد .درمورد ساير شكايات نيز طبق ارزيابي و اصلاح مورد نياز زمان پيگيري مشخص مي گردد.
ح- انجام نظر سنجي از مردم وبهبود فعاليتها
جمع آوري نظرات مراجعان ، جمع بندي ماهانه توسط دستگاه ، اعلام نظرات جمع بندي شده به كاركنان، انتخاب و معرفي 5 درصد افراد قابل تقدير وانتخاب و معرفي 5 درصد افرادي كه بر خورد نامناسب داشتند. به منظور تشويق تكريم ارباب رجوع